ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
1. Основными задачами отдела являются:
1.1. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах Администрации, подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.2. Организация и осуществление контроля за сроками исполнения протокольных поручений, документов, поступивших из вышестоящих органов исполнительной власти, контрольно-надзорных органов, на имя Главы округа.
1.3. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Администрации.
1.4. Составление номенклатуры дел Администрации, осуществление контроля за правильностью оформления дел, обеспечение хранения документации о деятельности Администрации и передача документации на государственное хранение.
2. Для реализации возложенных на него задач отдел в пределах полномочий, предусмотренных Положением об Администрации и настоящим Положением, осуществляет следующие функции:
2.1. Методическое руководство по делопроизводству и контроль за соблюдением установленного порядка оформления документов и работы с ними в Администрации. 2.2. Осуществление мониторинга документооборота в Администрации, анализ исполнительской дисциплины и подготовка предложений Главе округа .
2.3. Прием, первичная обработка и учет документов, поступивших в Администрацию, регистрация входящей и исходящей корреспонденции Администрации.
2.4. Сортировка, доставка (рассылка) корреспонденции в отраслевые (функциональные) органы Администрации, отправка документов, зарегистрированных в системе электронного документооборота, по почте.
2.5. Осуществление контроля за правильностью подготовки и оформления документов в Администрации.
2.6. Обеспечение контроля по выполнению принятых к производству исполнителями документов.
2.7. Обеспечение предоставления информации на запросы по доступу к публичной информации.
2.8. Осуществление регистрации распоряжений и постановлений Администрации, распоряжений и постановлений Главы округа в системе электронного документооборота.
2.9. Ведение регистрационных картотек распоряжений и постановлений администрации, распоряжений и постановлений Главы округа.
2.10. Обеспечение своевременного доведения распоряжений и постановлений Администрации, распоряжений и постановлений Главы округа до отраслевых (функциональных) органов Администрации, выдача копий, выписок по принятым распоряжениям и постановлениям.
2.11. Осуществление контроля за правильным использованием гербовой печати, печати общего отдела, штампов, бланков.
2.12. Организация работы по подготовке аппаратных совещаний, проводимых Главой округа (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), оформление протоколов аппаратных совещаний.
2.13. Организационная и документационная подготовка совещаний с участием Главы округа по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оформление протоколов и осуществление контроля за выполнением протокольных поручений.
2.14. Подготовка проектов муниципальных правовых актов Главы округа и Администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела. 2.15. Обеспечение контроля за состоянием ведения делопроизводства, исполнением документов в отраслевых (функциональных) органах Администрации.
2.16. Подготовка информации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, для размещения на официальном сайте Администрации, в средствах массовой информации.
2.17. Заверение копий входящих, исходящих документов, внутренней корреспонденции, зарегистрированных в системе электронного документооборота.
2.18. Рассмотрение, по поручению Главы округа и его заместителей, служебных писем и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции отдела, поступивших в Администрацию, и подготовка проектов ответов на них.
2.19. Осуществление подготовки ответов на обращения граждан, направленные в адрес Главы округа и Администрации, по вопросам, входящим в компетенцию отдела, в порядке, предусмотренном действующим законодательством и порядком рассмотрения обращений граждан в Администрации.
2.20. Подготовка справочных, информационно-аналитических материалов, статистических данных по вопросам, относящимся к компетенции отдела, для предоставления Главе округа и его заместителям.
2.21. Ведение делопроизводства отдела.
2.22. Составление номенклатуры дел отдела и Администрации на основе номенклатур дел отделов и секторов Администрации, обеспечение контроля за правильным оформлением и хранением дел, обеспечение подготовки дел к сдаче в архивный отдел Администрации.
2.23. По поручению управляющего делами Администрации, Главы округа выполнение иных функции, входящих в компетенцию отдела.