ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
1. Основными задачами отдела являются:
1.1. Управление в сфере делопроизводства и архивного дела на территории городского округа Снежное в формах и порядке, определяемых законами и принятыми в их развитие нормативными правовыми актами.
1.2. Координация работы отраслевых (функциональных) органов администрации, осуществление взаимодействия с учреждениями, организациями, предприятиями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, расположенными на территории городского округа Снежное, по вопросам обеспечения сохранности, ведения учета и передачи на архивное хранение документов Архивного Фонда Донецкой Народной Республики (далее – АФ).
1.3. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений.
1.4. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2. Для реализации возложенных на него задач отдел, в пределах полномочий, предусмотренных Положением об администрации и настоящим Положением, осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает бюджетные предложения по развитию архивного дела на территории городского округа Снежное и организовывает их выполнение.
2.2. Проводит Экспертизу ценности документов на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, совместно с собственником или владельцем архивных документов с целью включения архивных документов в состав АФ.
2.3. Разрабатывает и предоставляет на согласование в ОИВ предложения по вопросам:
1) продления сроков хранения документов АФ в архивах организаций-источников комплектование АФ при отсутствии в архивохранилищах отдела свободных площадей;
2) сокращения сроков хранения документов в случаях отсутствия у юридического лица правопреемника при его ликвидации, изменении формы собственности юридического лица государственной формы собственности;
3) определения места размещения документов в случае наличия угрозы утраты или повреждения документов;
4) определения места размещения документов по личному составу при изменении формы собственности юридического лица государственной формы собственности.
2.4. Осуществлять прием на хранение упорядоченных за счет фондообразователя документов АФ от организаций-источников комплектование АФ после истечения предельных сроков хранения документов в их архивах.
2.5. Осуществлять прием на хранение упорядоченных за счет фондообразователя документов по личному составу и документов, не законченных в делопроизводстве, физических лиц-предпринимателей, учреждений, организаций, предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, находящихся на территории городского округа Снежное, в случае их ликвидации в установленном порядке.
2.6. Картонирует и размещает в архивохранилищах, принятые на хранение документы АФ, документы по личному составу и документы личного происхождения.
2.7. Организует надлежащее хранение документов в соответствии с нормами, предусмотренными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе соблюдение светового, температурно-влажностного, охранного и противопожарного режимов.
2.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении в отделе.
2.9. Ведет учет:
1) документов АФ, переданных на хранение в отдел;
2) документов АФ, находящихся на хранении в архивах организаций-источников комплектования АФ;
3) документов по личному составу ликвидированных юридических лиц, физических лиц-предпринимателей, переданных на хранение в отдел;
4) документов личного происхождения, переданных на хранение в отдел;
5) фото-(негативов и позитивов), видео-, фонодокументов, имеющих значение для изучения истории;
6) печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих документы отдела, использующихся для справочно-информационной работы;
7) учетных документов и справочного аппарата к документам, находящихся на хранении в отделе.
2.10. Проводит ежегодную паспортизацию архивов организаций-источников комплектования АФ, сверки наличия дел постоянного хранения в фондах отдела и организаций-источников комплектования АФ.
2.11. Предоставляет организациям-источникам комплектования АФ методическую, консультационную и практическую помощь в подготовке проектов инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и иных документов, в формировании, оформлении дел и подготовке к передаче их на архивное хранение, проводит семинары по вопросам организации работы делопроизводственных служб, архивов, экспертных комиссий, хранения документов.
2.12. Проводит консультации для структурных подразделений администрации, отраслевых (функциональных) органов администрации, юридических, физических лиц-предпринимателей относительно организации делопроизводства, упорядочения документов, их состава, содержания, места и сроков хранения.
2.13. Обеспечивает доступ к архивным документам путем:
1) предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2) предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
3) использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
2.14. Организует использование сведений, содержащихся в документах АФ, документах по личному составу, документах личного происхождения, хранящихся в отделе путем:
1) инициативного информирования учреждений, организаций, предприятий о составе и содержании документов АФ;
2) предоставления в установленном порядке архивных копий документов, архивных справок по запросам юридических и физических лиц;
3) предоставления в установленном порядке копий или оригиналов архивных документов для пользования в пределах отдела;
4) выдачи в установленном порядке архивных документов во временное пользование за пределы отдела;
5) экспонирования архивных документов или их копий на выставках, экскурсиях;
6) проведения информационных мероприятий с использованием архивных документов, в том числе подготовки радио- и телепередач, кино- и видеофильмов;
7) публикации архивных документов и обнародования информации, содержащейся в документах, в средствах массовой информации, в том числе электронных;
8) проведения стажировок, семинаров по вопросам теории и практики делопроизводства и архивного дела.
2.15. Обеспечивает (по согласованию с ОИВ) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов АФ на постоянное хранение в государственный архив Донецкой Народной Республики.
2.16. Осуществляет обеспечение деятельности Экспертной комиссии при архивном отделе администрации (далее – Экспертная комиссия), в том числе осуществляет организационное и документационное обеспечение работы Экспертной комиссии, выполняет оформление протоколов заседаний и осуществляет контроль за выполнением протокольных решений комиссии.
2.17. Проводит документационную подготовку совещаний с участием главы городского округа Снежное, управляющего делами администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оформление протоколов и осуществление контроля за выполнением протокольных поручений.
2.18. Подготавливает информации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, для размещения на официальном сайте администрации, в телекоммуникационной сети общего пользования, средствах массовой информации.
2.19. По поручению главы городского округа Снежное дает ответы
и заключения на заявления, жалобы, запросы и письма граждан и юридических лиц по архивным вопросам, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
2.20. Осуществляет подготовку ответов на обращения граждан, направленных в адрес главы городского округа Снежное и администрации, по вопросам, входящим в компетенцию отдела, в порядке, предусмотренном действующим законодательством и административным регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации.
2.21. Готовит проекты муниципальных правовых актов главы городского округа Снежное и администрации, необходимые отчеты, информации, аналитические справки по вопросам деятельности отдела.
2.22. Принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе.
2.23. Обеспечивает реализацию муниципальными служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений.
2.24. Осуществляет взаимодействие с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности.
2.25. Обеспечивает в установленном законодательством порядке защиту персональных данных, содержащихся в архивных документах, переданных на хранение в отдел, от неправомерного их использования или утраты.
2.26. Участвует в разработке проектов муниципальных правовых актов главы городского округа Снежное и администрации, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2.27. По поручению главы городского округа Снежное осуществляет иные функции предусмотренные действующим законодательством
2.28. Возложение на отдел функций, не относящейся к архивной работе, не допускается.